Verträge, Rechnungen, Bescheide, medizinische Unterlagen und andere Dokumente enthalten häufig sensible Informationen. Dazu gehören Namen, Adressen, Kundennummern, Kontodaten, Vertragsnummern oder persönliche Angaben.

Wer solche Dokumente weitergeben oder mithilfe künstlicher Intelligenz auswerten möchte, sollte deshalb genau prüfen, welche Informationen dafür tatsächlich benötigt werden.

BlackDocs verfolgt einen klaren Ablauf: Dokument öffnen, sensible Stellen lokal schwärzen, Ergebnis kontrollieren und erst danach die anonymisierten Inhalte mit KI analysieren.

Was bedeutet es, ein Dokument zu schwärzen?

Beim Schwärzen werden ausgewählte Inhalte eines Dokuments unkenntlich gemacht. Das kann beispielsweise folgende Informationen betreffen:

  • Namen von Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern
  • Anschriften und Kontaktdaten
  • Bankverbindungen und Zahlungsinformationen
  • Personal-, Kunden- oder Vertragsnummern
  • Unterschriften
  • medizinische Angaben
  • vertrauliche Preise oder interne Kalkulationen

Das Ziel besteht darin, nur die Informationen sichtbar zu lassen, die für den jeweiligen Zweck benötigt werden.

Soll beispielsweise eine Rechnung auf auffällige Kostenpositionen untersucht werden, sind Name und Adresse des Rechnungsempfängers dafür möglicherweise nicht erforderlich.

Schwärzen und Anonymisieren: Wo liegt der Unterschied?

Die Begriffe werden im Alltag häufig ähnlich verwendet.

Beim Schwärzen werden konkrete Textstellen oder Bereiche optisch entfernt beziehungsweise unkenntlich gemacht.

Beim Anonymisieren geht es darum, den Bezug zu einer bestimmten Person möglichst zu entfernen. Dazu kann es notwendig sein, mehrere Informationen zu schwärzen, die zusammengenommen eine Identifizierung ermöglichen würden.

Ein Name allein ist nicht immer die einzige relevante Angabe. Auch eine Kombination aus Adresse, Kundennummer, Arbeitgeber, Geburtsdatum oder Vorgangsnummer kann Rückschlüsse auf eine Person zulassen.

Deshalb sollte ein Dokument vor der Weiterverarbeitung immer vollständig kontrolliert werden.

Warum sollten sensible Daten vor einer KI-Analyse entfernt werden?

KI kann dabei helfen, lange oder komplizierte Dokumente schneller zu verstehen. Sie kann Inhalte zusammenfassen, Unterschiede herausarbeiten, Kostenpositionen strukturieren oder auf wichtige Fristen hinweisen.

Für viele dieser Aufgaben benötigt die KI jedoch nicht sämtliche personenbezogenen Angaben aus dem Originaldokument.

Der bessere Ablauf lautet daher:

  1. Dokument auswählen
  2. sensible Informationen identifizieren
  3. nicht benötigte Angaben schwärzen
  4. geschwärzte Fassung kontrollieren
  5. nur die freigegebenen Inhalte analysieren lassen

Dadurch behält der Nutzer mehr Kontrolle darüber, welche Informationen für die Analyse verwendet werden.

Warum die lokale Schwärzung im Browser wichtig ist

Bei BlackDocs findet die Bearbeitung und Schwärzung des Dokuments lokal im Browser statt.

Das bedeutet: Der Nutzer kann sensible Stellen zunächst kennzeichnen und entfernen, bevor er die KI-Auswertung startet.

Das Sicherheitsprinzip lässt sich einfach zusammenfassen: Erst schwärzen. Dann verstehen.

Ein praktischer Test macht den Ablauf besonders deutlich: BlackDocs kann im Browser geöffnet werden. Anschließend kann die Internetverbindung getrennt und das Dokument weiterhin bearbeitet beziehungsweise geschwärzt werden. Erst wenn die KI-Auswertung bewusst gestartet wird, ist wieder eine Onlineverbindung erforderlich.

Dadurch wird die Schwärzung zeitlich und technisch von der anschließenden KI-Analyse getrennt.

Welche Dokumente können geschwärzt werden?

BlackDocs ist nicht ausschließlich auf klassische PDF-Dateien beschränkt. Je nach unterstütztem Dateiformat können auch gescannte Unterlagen, Bilder oder fotografierte Dokumente verarbeitet werden.

Typische Beispiele sind:

Rechnungen

Bei Rechnungen können unter anderem Namen, Anschriften, Bankdaten, Kundennummern und interne Zuordnungen entfernt werden. Anschließend lässt sich die anonymisierte Rechnung beispielsweise hinsichtlich Kostenpositionen oder Preisveränderungen auswerten.

Verträge

In Verträgen können Vertragsparteien, Anschriften, Unterschriften und andere personenbezogene Angaben geschwärzt werden. Danach kann die KI bei einer Zusammenfassung oder beim Auffinden von Fristen und wichtigen Abschnitten helfen.

Angebote

Angebote enthalten häufig konkrete Ansprechpartner, Kontaktdaten und individuelle Konditionen. Nach der Schwärzung können mehrere Angebote strukturiert miteinander verglichen werden.

Bescheide

Gebühren-, Versicherungs- oder Behördenbescheide enthalten oft persönliche Daten und Vorgangsnummern. Nach dem Entfernen dieser Angaben kann eine KI dabei helfen, den Aufbau und die wesentlichen Inhalte verständlicher darzustellen.

Medizinische Unterlagen

Bei medizinischen Dokumenten sind besonders sensible Angaben betroffen. BlackDocs kann solche Unterlagen verständlicher aufbereiten, ersetzt aber weder eine ärztliche Diagnose noch eine medizinische Beratung.

Reicht ein schwarzer Balken über dem Text?

Ein schwarzer Balken bedeutet nicht bei jeder Bearbeitungsmethode automatisch, dass die darunterliegenden Informationen technisch entfernt wurden.

Je nach verwendetem Programm kann der ursprüngliche Text weiterhin im Dokument enthalten, kopierbar oder über andere Funktionen auslesbar sein.

Deshalb sollte nicht nur die optische Darstellung betrachtet werden. Entscheidend ist, wie das jeweilige Werkzeug die Schwärzung technisch umsetzt und welche Inhalte anschließend tatsächlich verarbeitet oder exportiert werden.

Vor einer Weitergabe sollte die fertige Datei immer überprüft werden.

Welche Informationen sollten geschwärzt werden?

Welche Angaben entfernt werden müssen, hängt vom Dokument und vom Zweck der Verarbeitung ab.

Eine sinnvolle Kontrollfrage lautet: Benötigt die KI diese konkrete Information wirklich, um meine Frage zu beantworten?

Ist die Antwort nein, sollte die Angabe nach Möglichkeit vor der Analyse entfernt werden.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen:

  • vollständige Namen
  • Privat- und Geschäftsanschriften
  • E-Mail-Adressen und Telefonnummern
  • Kontodaten
  • Steuer- und Versicherungsnummern
  • Kunden- und Personalnummern
  • Geburtsdaten
  • Unterschriften
  • Gesundheitsdaten
  • vertrauliche Unternehmensinformationen

So funktioniert der Ablauf mit BlackDocs

Der grundsätzliche Arbeitsablauf besteht aus fünf Schritten:

  1. Dokument öffnen — Das gewünschte Dokument wird in BlackDocs ausgewählt.
  2. Sensible Bereiche markieren — Alle Angaben, die nicht für die spätere Auswertung benötigt werden, werden gekennzeichnet.
  3. Angaben lokal schwärzen — Die Schwärzung erfolgt im Browser. Dabei entscheidet der Nutzer selbst, welche Bereiche entfernt werden.
  4. Ergebnis kontrollieren — Vor der KI-Auswertung sollte das gesamte Dokument noch einmal geprüft werden. Besonders wichtig sind Kopf- und Fußzeilen, Anlagen, Unterschriften und wiederkehrende Angaben.
  5. Anonymisierte Inhalte analysieren — Erst nach der Kontrolle wird die KI-Auswertung bewusst gestartet. Die KI kann anschließend beispielsweise zusammenfassen, vergleichen oder wichtige Punkte strukturieren.

Häufige Fehler beim Schwärzen von Dokumenten

Nur den Namen entfernen

Auch andere Angaben können eine Person oder ein Unternehmen identifizierbar machen.

Kopf- und Fußzeilen übersehen

Dort befinden sich häufig Adressen, Aktenzeichen, Kundennummern oder Kontaktdaten.

Anlagen nicht prüfen

Anhänge und Folgeseiten können dieselben sensiblen Angaben erneut enthalten.

Dokument ungeprüft an eine KI übergeben

Vor jeder Analyse sollte kontrolliert werden, ob wirklich nur die notwendigen Inhalte weiterverarbeitet werden.

Eine KI-Auswertung mit professioneller Beratung verwechseln

Eine KI kann Informationen strukturieren und verständlicher darstellen. Sie ersetzt jedoch keine verbindliche Rechts-, Steuer-, Finanz- oder Medizinberatung.

Fazit: Sensible Informationen zuerst entfernen

KI kann bei der Arbeit mit langen und komplizierten Dokumenten viel Zeit sparen. Sensible Angaben sollten jedoch nicht unnötig Bestandteil der Analyse sein.

BlackDocs verbindet deshalb zwei Schritte miteinander: Dokumente lokal im Browser schwärzen und anschließend nur die kontrollierten, anonymisierten Inhalte mit KI auswerten.

So bleibt der Nutzer aktiv in den Prozess eingebunden und entscheidet selbst, welche Informationen für die Analyse freigegeben werden.

Erst schwärzen. Dann verstehen.